Provectio automatise sa gestion documentaire avec Conga et Cloud Girafe

Provectio, est une entreprise rennaise fondée en 2006 par Maxime Charlès, actuellement Président Directeur Général. Elle est spécialisée dans la fourniture de services informatiques managés « fondamentaux » pour les entreprises, tels que l’infogérance, la gestion de parc et la sécurité informatique, l’hébergement de données et les services réseaux. Afin de distribuer ses services, elle fournit et utilise les postes de travail et serveurs informatiques des entreprises ou encore l’infrastructure de cloud breton, qu’elle a constituée ; elle dispose ainsi de plusieurs datacenters en Bretagne. 

Provectio apporte une vision, une stratégie et un soutien technique aux entreprises qui n’ont pas de service informatique et accompagne les directions IT dans la mise en place d’applications de management et de supervision de leur parc informatique.

Installée en Ille-et-Vilaine, Provectio possède aussi des bureaux en Pays de la Loire et en Normandie. Près de 400 entreprises clientes infogérées avec 6 000 postes de travail dans le Grand Ouest lui font confiance. Plus de 20 000 utilisateurs de toutes tailles utilisent leurs services.

Cloud Girafe, est une entreprise française spécialisée dans l’intégration de solutions cloud, co-fondée en 2018 par David Boukhors. Partenaire de Salesforce, Hubspot, Conga ou encore Microsoft, Cloud Girafe travaille en étroite collaboration avec ses clients, les accompagne et les conseille dans la gestion de leurs processus, le choix et l’intégration de leurs outils de CRM, CPQ et dans la résolution de problèmes inhérents à leur gestion de projet.

Le défi
En tant que fournisseur de services informatiques, réseaux et d’infogérance dans la région Grand Ouest, Provectio a besoin de processus fluides de gestion documentaire, afin d’optimiser le temps des équipes et répondre efficacement et rapidement aux besoins de ses clients. 

Avant de déployer Conga, Provectio fonctionnait avec un système installé sur les postes de travail et dont les modèles étaient figés. Ce manque de souplesse dans l’ajout d’éléments et la possibilité d’effectuer des modifications, rendait les processus lourds, induisait un grand nombre de créations manuelles et a fini par présenter des limites. L’équipe avait besoin de processus plus fluides et automatisés pour maximiser le temps et la productivité des employés.

Les solutions    
Provectio a adopté une solution de Conga afin de rationaliser et automatiser la gestion documentaire pour permettre à ses équipes de gagner en dynamisme, en productivité et en collaboration. Sur le conseil d’une autre entreprise utilisatrice de Salesforce, Provectio s’est tournée vers l’équipe de Cloud Girafe, afin d’être accompagnée dans sa recherche d’une solution de gestion documentaire automatisée et plus adaptée à ses besoins. 

Ainsi, durant une période initiale de trois mois, de mai à septembre 2019, Cloud Girafe a présenté l’environnement Salesforce et la solution Conga Composer à Provectio. Durant cette période, Maxime Charlès et son équipe ont pu prendre l’outil en main et l’utiliser dès le début ; cela leur a notamment permis de se l’approprier, et de se familiariser avec ses fonctionnalités, pour gagner rapidement en autonomie, un critère essentiel dans leur recherche de solution. 

Grâce à Conga Composer, les équipes de Provectio automatisent la création et la diffusion de documents juridiques, financiers et commerciaux de manière fiable et complète, ce qui permet de dégager du temps pour se consacrer à d’autres tâches à valeur ajoutée. 

En outre, l’interopérabilité entre la solution Conga et l’environnement Salesforce permet de créer plus facilement et rapidement des modèles de documents adaptés, directement à partir de Salesforce. Les équipes disposent ainsi de la documentation la plus complète possible, et peuvent peupler leur CRM automatiquement. Les équipes juridiques gèrent des documents fiables, signés par les clients et correctement historisés.

Le résultat

• Automatisation des processus et de la gestion de documents préremplis et de documents commerciaux dynamiques aux niveaux juridique, marketing, financier
• Gain de temps et d’agilité grâce au SaaS
• Augmentation de la productivité et de la collaboration des équipes
• Amélioration de l’activité commerciale
• Meilleur niveau d’information automatisée aux clients
• Meilleur support des clients pendant la pandémie.