Wie CLM-Software die 5 Phasen des Vertragsmanagements verbessert

Verträge spielen eine immer wichtigere Rolle im Geschäftsleben, vom lokalen Tante-Emma-Laden bis hin zu den größten Unternehmensorganisationen. Ohne ein Konzept kann das Vertragsmanagement jedoch für die Mitarbeiter überfordernd und voller riskanter manueller Fehler sein. Um diese Probleme zu vermeiden, das Risiko zu verringern und die Einhaltung von Vorschriften im Bereich des Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, kurz CLM) zu gewährleisten, wenden sich immer mehr Unternehmen der Automatisierung zu. Tatsächlich wird die Implementierung von Vertragsverwaltungssoftware zu einem wesentlichen Aspekt des digitalen Transformationsprogramms jedes Unternehmens.

Vertragsverwaltungssoftware verändert das Gesicht von Verträgen und Vereinbarungen. Um den vollen Nutzen der Automatisierung von CLM zu verstehen, ist es wichtig, die Rolle zu berücksichtigen, die die Software in jeder Phase des Vertragsmanagements spielt.

1. Datensammlung 

Wie das Lernen für einen Test oder das Packen für eine Reise ist die Vorbereitung für den Erfolg jedes einzelnen Vertrags von enormer Bedeutung. Beim CLM ist es wichtig, die Gründe zu ermitteln, weswegen das Unternehmen Verträge erstellt, einschließlich der Bedürfnisse, Erwartungen und Ziele. Es ist auch entscheidend, die Risiken zu definieren, denen die Vertragsmanagement-Abteilungen ausgesetzt sind. Gibt es Hindernisse wie zu langsame Bearbeitung, schlechte Compliance und mangelnde Standardisierung?

Verwaltungssoftware kann in der Vorbereitungsphase von Verträgen helfen, indem sie frühere Verträge durchsucht, um eine Standardsprache zu finden, die automatisiert wiederverwendet werden kann. Die CLM-Software kann auch dazu beitragen, die für die Auftragsvergabe erforderlichen Ressourcen, zu ermitteln - dazu zählen die Teammitglieder, sowie die in der Vergangenheit aufgetretenen Probleme. Die richtige Vertragsverwaltungssoftware kann dabei helfen, einen optimierten Prozess zu entwickeln, der die Vertragsvorbereitung beschleunigt.

2. Verfassen des Vertrages

Sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie mit dem Erstellen des Vertrags beginnen. Hier kommen die Vorteile der Vertragsverwaltungssoftware besonders gut zur Geltung. Durch die Implementierung einer gründlich überprüften Softwarelösung zur Vertragsverwaltung kann das Unternehmen wiederverwendbare Vorlagen erstellen, die mit aktuellen Informationen sowie Checklisten zu erforderlichen Klauseln oder Begriffen gefüllt werden können. Wenn das Vertragsverwaltungssystem ordnungsgemäß in andere Systeme wie ERP-, CRM- und CPQ-Systeme integriert wird, können die Daten automatisch aus diesen Systemen übernommen, und die Mitarbeiter sparen Zeit und Mühe bei der Erstellung genauer Verträge.

3. Verhandlung & Unterschrift

Während des Vertragsabschlusses ist die Phase der Verhandlung am risikoreichsten. Tracking und Updatekontrolle müssen automatisiert werden, um menschliche Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen. Die CLM-Software kann Korrekturen und Versionen während des gesamten Verhandlungsprozesses verfolgen und sicherstellen, dass alle Beteiligten jede Version genehmigen. Die Software kann auch elektronische Signaturen auf Knopfdruck bereitstellen und allen Parteien vollständig ausgeführte Kopien als Referenz zur Verfügung stellen.

4. Speichern & Analysieren

Eine ordnungsgemäße Vertragsverwaltung kann Beziehungen zwischen Organisationen herstellen oder brechen. Verträge werden Jahre nach ihrer Ausführung einer Prüfung unterzogen, und eine rechtzeitige Verlängerung gibt Kunden das Gefühl, wichtig zu sein. Die Dokumente schnell zu finden und darauf zuzugreifen, ist wichtig, lange nachdem die digitale Tinte getrocknet ist.

Die Vertragsverwaltungssoftware kann das langfristige Management einen Schritt weiterführen, indem sie die Mitglieder der Rechtsabteilung und Managementteams automatisch daran erinnert, wenn Fristen und Verlängerungen abgelaufen sind. Manche Vertragsverwaltungssoftware nutzt auch die AI-Funktionalität, um die Einhaltung automatisch zu überprüfen und sicherzustellen, dass ausgeführte Verträge ordnungsgemäß gespeichert werden. 

5. Überarbeitung 

Ab einem gewissen Zeitpunkt müssen Verträge möglicherweise geändert oder überarbeitet werden, um Laufzeit, Umfang oder Zahlungsbedingungen zu aktualisieren. Wie im Verhandlungsprozess kann das Verfolgen von Korrekturen schwierig sein und den Prozess einem Risiko aussetzen. Die CLM-Software hilft erneut und bietet Versionsverfolgung, Genehmigungen und elektronische Signaturen. Die Plattform sollte auch in der Lage sein, festzustellen, ob neue Änderungen oder Ausgaben den gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensstandards entsprechen.

Die Phasen des Vertragsmanagements mögen auf dem Papier einfach aussehen, aber ohne einen guten Prozess, kann es leicht aus den Fugen geraten. Die beste Lösung ist eine automatisierte Verwaltungssoftware, die die Risiken des Vertragsmanagements beseitigt und Mitarbeitern ermöglicht, mehr Zeit in komplexere Aufgaben zu investieren.