Der Quote-to-Cash Prozess in 10 Schritten

Der Quote-to-Cash (QTC) Prozess hat eine hohe Bedeutung, denn er umfasst sämtliche Bestandteile einer Businesstransaktion – von der Angebotsplanung und -erstellung bis zum Zahlungseingang nach der Erbringung von Dienstleistungen. Somit ist dieser wichtige Prozess maßgeblich an der Umsatzgenerierung im Unternehmen beteiligt. Er involviert viele Funktionsbereiche des Unternehmens wie Vertrieb, Account Management, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung. Vereinfacht ausgedrückt ist der Quote-to-Cash Prozess das Bindeglied zwischen der Kaufabsicht des Kunden (CRM) und der Umsatzrealisierung eines Unternehmens (im Backend ERP-System), einschließlich Verkauf, Vertrag und gesamte Kundenbeziehung.  

In der Vergangenheit gab es häufig isolierte Prozesse, die auf Basis vieler unterschiedlicher Dateien und Systeme abgewickelt wurden. Dies führte zu uneffektiven, manuellen Abläufen im Verkaufsprozess und sorgte dafür, dass das eigentlich Wesentliche (nämlich die Vertragsabschlüsse und die Kundenzufriedenheit) vernachlässigt wurde.    

Durch Optimierung dieser Abläufe steigt die Transparenz Ihres gesamten Unternehmens, die Verkaufszyklen werden beschleunigt und die Abschlussrate wächst.  

Was versteht man unter QTC? Die 10 Schritte zum Erfolg. 

Nachstehend beschreiben wir die zehn Schritte des QTC-Zyklus, von der Kaufabsicht bis hin zur Umsatzrealisierung:   

1. Konfiguration
2. Preisermittlung
3. Angebotserstellung
4. Vertragserstellung
5. Vertragsverhandlung
6. Vertragsunterzeichnung
7. Auftragsabwicklung
8. Rechnungsstellung
9. Umsatzgenerierung
10. Vertragsverlängerung 

1.Konfiguration

Der erste Schritt des QTC-Prozesses ist die Produktkonfiguration – hier soll entsprechend den Anforderungen des Kunden die optimale Kombination aus Produkten und Dienstleistungen ermittelt werden.   

Heutzutage ist angesichts ständig wachsender Produktvielfalt und komplexer Deals die Ermittlung der optimalen Kombination aus Produkten und Dienstleistungen als Basis für das Angebot an den Kunden eine wesentliche Voraussetzung für einen erfolgreichen Abschluss. Erfolgen diese Konfigurationsempfehlungen an Ihren Vertrieb automatisch, dann ist damit sichergestellt, dass jeder  Vertriebler zum Konfigurationsexperten wird und ähnlich gut verkauft wie die besten 20% der Verkäufer.   

2. Preisermittlung   

Bei diesem Schritt wird der optimale Preis und die intelligenteste Strategie ermittelt, um die Abschlusswahrscheinlichkeit zu erhöhen und die Abschlusssumme zu maximieren.     

Im Rahmen des QTC-Prozesses bezieht sich die Preisermittlung auf die Regeln, nach denen der Vertrieb den idealen Preis für jedes Projekt festlegt und womit man den Kunden zum Kauf motivieren kann. Allerdings ist die Bestimmung des idealen Preises für Ihre Produkte erst die halbe Miete. Genauso wichtig ist für einen Vertragsabschluss die optimale Kombination aus Rabatten, Sonderangeboten und anderen Kaufmotivationen, ohne dabei die eigenen Margen zu schädigen. Werden die bei zuvor erfolgreich abgeschlossenen Verträgen eingesetzten Preis- und Rabattstrategien herausgearbeitet, dann kann der gesamte Vertrieb diese Strategien für zukünftige Projekte nutzen und  so seine Abschlusswahrscheinlichkeiten sowie Abschlusssummen erhöhen.   

 3. Angebotserstellung  

In dieser Phase erstellt Ihr Vertrieb fehlerfreie, optisch ansprechende Angebot, die Ihren Kunden gefallen.     

Angebote zählen zu den wichtigsten Bausteinen des Verkaufszyklus und dienen als erster Eindruck Ihres Unternehmens bei Ihren Kunden. Präzise, schnell unterbreitete Angebote können wesentlich zum Auftrag beitragen, während fehlerbehaftete, verzögert eingereichte Angebote schnell zum Verlust eines potenziellen Kunden führen. Um einen Kunden zu begeistern, muss das Angebot schnell dort eintreffen,  und markengetreu - all dies zusammen ist ohne eine automatisierte Lösung nur sehr schwer in Einklang zu bringen.    

4. Vertragserstellung  

Der nächste Schritt des QTC-Prozesses beinhaltet die Erstellung abgesicherter Verträge, die sämtliche wichtigen Details des Projektes festhalten und allen Beteiligten die notwendigen Informationen bieten.     

Am Ende eines jeden Deals steht ein Vertrag, der die vereinbarten Bedingungen festschreibt. Solche Verträge können eine Menge Risiken in sich bergen und Ihre Umsatzerlöse ernsthaft gefährden. Wenn es um den Schutz Ihres Business geht, dann zählt jedes Detail. Bei der Erstellung von Verträgen muss darauf geachtet werden, dass die richtigen Personen Einsicht in die jeweiligen Vertragskonditionen (z.B. Vertragsverlängerungs- und Kündigungsbedingungen), den Freigabeprozess, die  Vertragsunterzeichnung etc. haben, damit Ihre Rechtsabteilung die Sicherheit besitzt, dass nur korrekte und wirtschaftlich sinnvolle Verträge unterzeichnet werden.   

5. Vertragsverhandlung

In der Verhandlungsphase werden häufig bestimmte Vertragsbedingungen und Klauseln markiert und geändert. 

Falls Sie schon einmal an Vertragsverhandlungen beteiligt gewesen sind, dann ist Ihnen klar, dass es sich bei dem Vertrag um ein „lebendes“, sich ständig änderndes Dokument handelt, das an vielen Stellen markiert ist und von dem unterschiedliche Fassungen nachverfolgbar sein müssen. Sobald die Verhandlungsphase beginnt, muss unbedingt transparent sein, was in Ihren Verträgen zu unterschiedlichen Zeitpunkten geändert wurde. Werden diese Informationen automatisch Ihrer  Rechtsabteilung zur Verfügung gestellt, dann entfällt dort unnötiger Aufwand und es wird keine wertvolle und teure Arbeitszeit verschwendet. 

6. Vertragsunterzeichnung  

Im QTC-Prozess folgt dann die Vertragsunterzeichnung, wobei zunächst mit einem eSignature Tool die notwendigen Freigaben für den finalen Vertrag eingeholt werden.     

In vielen Unternehmen entwickelt sich die Vertragsunterzeichnung zu einem echten Hemmnis für den Umsatzzyklus, denn sie verzögert die Zeitdauer bis zur Umsatzgenerierung. Mit Hilfe einer eSignature Lösung lässt sich dagegen der Zeitaufwand für die zur Finalisierung der Verträge notwendigen Unterschriften massiv reduzieren. Ein effektives eSignature Tool ermöglicht Einblicke in den aktuellen Status des Freigabeprozesses sowie mögliche Hindernisse und zeigt, welche Parteien ihn noch  unterzeichnen müssen – so lassen sich die notwendigen Arbeitsschritte entsprechend sinnvoll planen.    

7. Auftragsabwicklung 

Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, kann die Abteilung Operations sich darum kümmern, dass die richtigen Produkte an die jeweiligen Kunden ausgeliefert werden. Automatisierte und integrierte Systeme, die ausreichende Transparenz sowie eine Darstellung des gesamten Weges der Kunden bieten, können dafür sorgen, dass Änderungen am Auftrag und an den Anforderungen bei der letztendlichen Produktauslieferung noch berücksichtigt werden. Mit einer durchgängigen QTC-Lösung ist  sichergestellt, dass die vereinbarten Angebote, Preise und Vertragsbedingungen den entsprechenden Parteien kommuniziert und an Ihr ERP-System angebunden werden.   

8. Rechnungsstellung  

In Rechnung zu stellende Beträge werden umgehend berechnet und die Rechnung wird dem Kunden zugeschickt, damit im Verlauf der Rechnungsphase des QTC-Prozesses zeitnah die Bezahlung erfolgen kann.   

Korrekte Rechnungsstellung ist eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg Ihres Unternehmens, denn so wird der Cashflow sichergestellt, ein präzises Forecasting ermöglicht und Umsatz generiert. Mit einem nahtlos integrierten Quote-to-Cash Prozess wird die Rechnungsstellung zum Kinderspiel – alle im Angebot (z.B. Rabatte, Zahlungsziele) und im Vertrag genannten Informationen werden automatisch an  die Finanzbuchhaltung weitergegeben – so sind korrekte Rechnungs- und Vertragsverlängerungsdaten gewährleistet.   

9. Umsatzgenerierung 

Zahlungserhalt und korrekte Umsatzgenerierung.     

Fehlerhafte Umsatzgenerierung impliziert diverse Risiken. Sofern Ihrer Finanzbuchhaltung wichtige Vertragsbedingungen wie Preise, Zahlungsbedingungen und Liefertermine zur Kenntnis gebracht werden,  dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Unternehmen Umsätze korrekt und zeitnah generieren kann.    10.

10. Vertragsverlängerung 

Der letzte Schritt des Quote-to-Cash Prozesses besteht aus der Kundenbindung sowie aus sich periodisch wiederholenden Einnahmen.     

Insbesondere beim SaaS-Modell besteht ein beträchtlicher Anteil des Umsatzes aus regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen der Kunden. Dies bedeutet, dass man seine Verträge stets im Blick haben und wissen muss, wann Verträge zur Verlängerung anstehen. Sofern man Zugriff auf wichtige Daten aus Angeboten und Verträgen hat, kann Ihr Unternehmen auslaufende Verträge rechtzeitig identifizieren und Upselling- bzw. Cross-Selling Möglichkeiten nutzen sowie die Abwanderung von Kunden minimieren.  

Wer ist verantwortlich für den Quote-to-Cash Prozess  

Ein prägender Aspekt des QTC ist die Tatsache, dass nicht eine einzelne Person oder Abteilung dafür verantwortlich ist, sondern mehrere Teams, einschl. Vertrieb, Auftragsabwicklung, Finanzen, etc. Dabei hat jedes Team eine bestimmte Rolle oder Funktion innerhalb des Prozesses, doch der Prozess funktioniert nur dann perfekt, wenn sämtliche Abteilungen zusammenarbeiten.  

Sobald eine QTC-Lösung zum Einsatz kommt, hat man sämtliche, voneinander unabhängigen Schritte des QTC-Zyklus problemlos im Griff. Auf diese Weise kann der Vertrieb seinen Kunden präzise Informationen zur Verfügung stellen, Fehler bei der Auftragserfassung und Rechnungsstellung vermeiden und gleichzeitig Datenanalysen und Forecasts verbessern.  

Wie findet man eine multifunktionale Quote-to-Cash Automatisierungslösung  

Möchte man jeden einzelnen Prozess in unterschiedlichen Systemen im Blick behalten, so ist dies sehr zeitaufwändig und es droht der Verlust wertvoller Prozessinformationen. Aus diesem Grund sollte auch Ihr Unternehmen über eine ganzheitliche QTC-Automatisierungslösung nachdenken, die dann Ihre Vertriebsprozesse unterstützt, die Transparenz für alle Beteiligten erhöht und die Zeitdauer bis zur Umsatzgenerierung verkürzt, 

Bei der Auswahl einer solchen Lösung sollten folgende wichtige Punkte bedacht werden:    

Die manuelle Erstellung von Dokumenten außerhalb Ihrer Systeme kann äußerst mühsam sein. 

Durch Erstellung von Dokumenten mit Hilfe einer automatisierten Softwarelösung sparen Sie viel Zeit. 

Zudem werden Risiken einer fehlerhaften Dateneingabe vermieden. Werden Kostenvoranschläge, Angebote, Verträge und andere wichtige Dokumente von außerhalb Ihres Systems verschickt, dann verlieren Sie schnell den Überblick über den jeweils aktuellen Status jedes Dokumentes im Prozess.  

Mit Hilfe von Lösungen wie Conga Composer erstellt ihr Team in kürzester Zeit optisch ansprechende, personalisierte Angebote im aktuellen Corporate Design. Gleichzeitig werden durch den Wegfall manuell erstellter Dokumente Fehlerquellen vermieden, die Nachverfolgung der Dokumente wird erleichtert und die Kommunikation mit dem Kunden verbessert. 

Contract Lifecycle Management Lösungen sorgen für einen besseren Überblick über den Vertragsprozess. 

Der Vertragsprozess ist ebenso wichtig wie komplex und teilweise auch zeitraubend. Durch Straffung und Automatisierung dieses Prozesses wird der Umsatzzyklus optimiert und gleichzeitig haben Sie sämtliche Vertragsbedingungen und -klauseln im Griff – so hat Ihre Rechtsabteilung die Gewissheit, dass ausschließlich korrekte und rentable Verträge unterschrieben werden.  

Die End-to-End Contract Management Lösungen von Conga sorgen für höhere Zufriedenheit bei Kunden und Anwendern; gleichzeitig steigt die Transparenz, der Verkaufszyklus wird beschleunigt und potenzielle Risiken für das Unternehmen werden minimiert. 

Vorteile von Quote-to-Cash  

Prinzipiell sollte jeder Quote-to-Cash Prozess zu höherer Effizienz führen. Letztendlich wirkt sich diese Effizienz immer direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Komplexe und lange QTC-Prozesse verbrauchen mehr Ressourcen, führen zu höheren Kosten und verhindern eine präzise Vorhersage, Überwachung und Generierung von Umsätzen aus der Servicebereitstellung.  

Nicht zu unterschätzen ist auch die Auswirkung auf Kundenbeziehungen. Durch einen schlechten QTC-Prozess mag sich manch ein Kunde dazu verleiten lassen, zu Wettbewerbern zu wechseln, die eine höhere Zufriedenheit versprechen. Verfügt Ihr Unternehmen dagegen über einen nahtlosen QTC-Prozess, dann erhöht dies die Kundenbindung und vermeidet unnötige Verwirrung beim Kunden.  

So lässt sich z.B. mit Conga CLM ein effizienter Freigabeprozess einrichten, bei dem Kunden oder andere Beteiligte automatisch benachrichtigt werden, falls deren Mitarbeit und Freigabe erforderlich ist.  

Durch eine zuverlässige Softwarelösung können Sie den QTC-Prozess und damit auch den kompletten Revenue Lifecycle straffen, standardisieren und optimieren.  

Straffung des QTC-Prozesses mit Hilfe der durchgängigen Lösungen von Conga 

Grundlage Ihres Quote-to-Cash Management-Prozesses ist die Automatisierung. Durch Automatisierung können Ihre Teams sämtliche für den Prozess erforderlichen Aufgaben präzise und effektiv erfüllen. Haben Ihre Teams den Workflow gestrafft und auch für eine nahtlose Integration mit Salesforce CRM gesorgt, so steigt die Zufriedenheit Ihrer Kunden ebenso wie die Time-to-Revenue - und Ihre Teams arbeiten insgesamt deutlich effektiver.  

Hier erfahren Sie, wie Revenue Management Lösungen wie Conga Sie innerhalb des QTC Prozesses unterstützen (EN) und die Umsatzgenerierung fördern, Budgets vorhersagen und die Rechnungsstellung sowie das Vertragswesen unterstützen.