Conga Composer a permis de réduire de plusieurs semaines les processus administratifs de Clarins

Clarins est un fabricant de produits de luxe dans les domaines des soins de la peau, des parfums et des cosmétiques. Clarins, qui est d’origine française, est la marque de soin la plus vendue en Europe depuis 1990. Elle est distribuée dans 150 pays à travers le monde. Clarins UK collabore avec l’intégrateur système John Backhouse Associates pour configurer et optimiser son instance Salesforce®, en rationalisant la gestion des documents de formation, le reporting et la gestion des données à l’échelle de l’entreprise, ce qui lui permet de réaliser des gains de temps et des économies considérables.

Statistiques/résumé

• Rationalisation de la création et de la diffusion des documents de formation, renforçant ainsi la cohérence de la marque et réduisant considérablement les coûts de diffusion
• Efficacité de la gestion des données grâce à des utilisations multiples dans l’ensemble du processus de négociation de l’entreprise
• Amélioration de la capacité de reporting pour une meilleure compréhension des données et des performances dans plusieurs départements

Défi à relever

En tant que fabricant de produits cosmétiques de renommée internationale, Clarins exige que les vendeurs de ses produits soient parfaitement formés à leur utilisation. Tous les employés en magasin suivent une formation rigoureuse dans le cadre d’un programme de formation continue qui les tient au fait de l’évolution de l’entreprise et des produits. Afin de s’assurer que tous les représentants sont bien préparés pour la vente de ses produits, l’équipe de formation de Clarins dispense chaque année entre 16 000 et 20 000 formations à travers le Royaume-Uni. Chaque séance nécessite la gestion des données relatives aux participants et aux lieux de réunion, ainsi que la diffusion de documents multiples. Pour chaque cours, des invitations sont envoyées aux employés, dans lesquelles figurent des détails spécifiques sur la formation. Auparavant, chaque invitation était envoyée avec une enveloppe de réponse préaffranchie, suivie d’un rappel, et finalement d’un certificat de participation — tous envoyés par la poste. La création et la gestion de tous les documents nécessaires à l’organisation et à la réalisation de ces sessions de formation étaient complexes et fastidieuses pour l’équipe de formation, sans compter que leur envoi par courrier était coûteux. En raison de la quantité de documents à traiter, il était parfois difficile de garantir une image de marque cohérente, avec une police de caractères et des graphiques appropriés dans tous les documents.

Solution

Clarins a adopté deux solutions de Conga pour rationaliser les processus administratifs et la gestion documentaire au sein de son service de formation des employés. 

John Backhouse Associates a conseillé à Clarins d’intégrer Conga Composer dans la fonctionnalité « événements » de Salesforce afin d’automatiser la création et la diffusion de documents de formation. Grâce à Composer, les rapports sont également automatiquement transmis aux sites qui accueillent les formations, et la création de rapports internes et interentreprises est aussi automatisée. 

Clarins a choisi Conga Grid pour faciliter l’utilisation des données dans son instance Salesforce. Les données des participants aux formations sont accessibles à partir d’un écran unique et peuvent être mises à jour dans leur intégralité ou dans des groupes personnalisés à l’aide d’actions en série. Des emails peuvent être envoyés à des listes de participants ou à des sous-groupes entiers, et les listes d’attente pour les formations peuvent être gérées via Grid. De plus, les équipes des services client et e-commerce ont mis en œuvre Conga Grid pour prioriser et gérer la charge de travail.

Résultats

Documents et données des cours de formation : grâce à Composer, le personnel de formation peut désormais extraire les données de Salesforce pour créer et envoyer des invitations sans erreur, au moyen de modèles personnalisés qui garantissent une image de marque cohérente. Les participants remplissent un formulaire d’inscription via un lien figurant dans l’invitation qui, à son tour, saisit des informations détaillées dans l’instance Salesforce de l’entreprise. Un email de confirmation est automatiquement envoyé au participant, dans lequel figure l’ensemble des informations relatives à l’inscription et à la logistique, jusqu’à indiquer la gare la plus proche de l’événement.

Le système génère automatiquement des rapports comprenant les données des participants (nom, session, exigences alimentaires, type de salle, etc.) et les envoie aux sites qui accueillent les sessions de formation. Dans la mesure où un modèle d’événement préétabli existe dans Salesforce, le lieu de formation reçoit automatiquement des instructions précises et détaillées sur l’agencement de la salle et sa configuration lorsqu’un nouveau cours est prévu. Un calendrier à onglets reprenant les cours actuels, passés et futurs est également conservé.

À partir du dossier relatif au cours, les badges des participants peuvent être imprimés d’un simple clic et des certificats officiels de participation peuvent être envoyés. Les solutions de Conga sont utilisées environ 30 fois au cours du processus d’inscription à la formation pour la gestion des données, des documents et des dossiers.

Gestion des dossiers : trois départements de service à la clientèle distincts utilisent Conga Grid pour gérer les dossiers des clients. La fonctionnalité Customized Grid permet aux équipes de support de rester à l’affût des cas les plus urgents, confirmant ainsi la réputation de Clarins au Royaume-Uni en tant qu’entreprise axée sur le client. Les dossiers relatifs au  e-commerce sont également rapportés, gérés et mis à jour dans Conga Grid.

Reporting : les employés de Clarins utilisent également Conga Composer pour le reporting interne afin de communiquer des informations clés aux membres de l’entreprise qui n’ont pas besoin des fonctionnalités complètes d’une licence Salesforce.

Chaque semaine, des rapports de gestionnaires de secteur à onglets multiples sont envoyés d’un simple clic. Ceux-ci comprennent des informations relatives aux réservations de cours de formation, aux places disponibles, au nombre de cours et aux réservations passées, le tout agrégé « grâce à Conga Grid », déclare John Backhouse.

Le système permet à la direction de Clarins de suivre et d’analyser les données relatives aux cours, telles que le taux de participation, le nombre de participants par site et au fil du temps, et ce, afin de faciliter leur planification future.

Formulaires/Utilisations RH : l’équipe des ressources humaines a exploité Composer afin d’envoyer des formulaires de demande de références aux employés potentiels. Tout comme les formulaires d’inscription à un événement, la référence peut être fournie via un lien dans l’email qui envoie les informations directement au dossier Salesforce du département RH. Le processus a permis de réduire le délai d’obtention de références de 3 semaines en moyenne à seulement 2 jours. Le service des RH utilise également Composer pour envoyer des rapports de changement de personnel.

Utilisation future de Contracts : Clarins prévoit d’implémenter Conga Contracts for Salesforce® pour négocier les contrats de travail, puis d’utiliser Composer pour rédiger l’accord final. Les documents et formulaires d’intégration personnalisés seront envoyés avec le contrat de travail via DocuSign. Les solutions de Conga amélioreront l’efficacité du système des ressources humaines et renforceront la sécurité de l’information.